各部门、全体电大师生、离退休教师：

     为了全面、准确的反映学校34来建设和发展的历史，充分展示学校的办学成果，传承优良文化传统，推动学校可持续发展，学校决定借承办全省电大校园文化现场会之机，全面启动学校校史馆、宣传画册的整理、建设工作，完善补充校史资料的收集、整理、考证和利用工作。现面向全体在校师生、离退休教职工、历届校友征集校史资料。具体事项通知如下：

一、征集资料的范围

1．建校以来，学校的主要活动及师生员工从事教学、科研、管理、党建、思政和社会服务等各项工作中形成的有价值的材料，包括文字资料、图纸、图表、照片、实物和音像材料等。

 2．反映学校历史变迁（如基本建设等方面）的相关资料及照片。

3．曾任学校党政主要负责同志有关工作、对外交往的照片。

4．学校的校旗、校徽、证章等，学校历届毕业生合影照片、通讯录等。

5．上级领导、专家学者来校参观、视察、访问或讲演时的照片、讲稿、题词、赠言手迹和相关报刊等。

6．教职员工和校友在参加校外重大活动(包括社会活动、学术会议、重要比赛等)中形成的文稿、纪念品和照片。

7．友好单位或个人赠送给我校的反映重要活动的纪念品等。我校组织的大型活动收到的祝贺函电、礼品及照片等。

8．反映我校教学、科研自主创新成就的获奖成果、奖励证书；反映我校集体和师生员工参加校外重要活动获得的各级各类奖杯、奖状、奖章、荣誉证书；反映获奖成果的各类影音资料、文字材料等。

9．各类媒体报道学校重要事件、活动、人物的资料。

     10．学校各个时期出版的各类刊物、印刷品（各类文字出版物，画册，历届毕业生的纪念册等），学校教职工主编的教材、专著、译著及学校早期形成和使用过的有史料价值的教案、教材、试卷、教具模型、学生证、借书证、录取通知书、毕业派遣证、校内使用的票证等。

     11. 杰出、知名校友事迹、简历及照片资料。

12．其他具有校史史料价值的资料和实物等。

     二、征集资料的要求

      1．提供图片资料时要附相应的文字说明：包括时间、地点、事由、主要参加人的姓名、时任职务、拍摄（提供）人姓名等。照片使用后需退还提供人的请注明。

      2．属于个人提供的实物、奖杯、奖牌、奖状、证书、鉴定资料、题词、书画作品等，提供人要注明是否愿意捐赠，如不愿捐赠，学校对采用的实物将制作复制件，原件退还给提供人。

      3．学校或各部门获得的能代表学校某一方面成果或荣誉的奖杯、奖牌、奖状等属于集体荣誉，应提供给校史馆永久保存。

      三、征集资料的方式

      1．自愿捐赠：凡自愿捐赠的物品将按有关规定进行登记并建立档案，得到永久妥善保存。学校颁发捐赠证书，捐赠者今后如需利用所捐物品，学校将提供方便。

      2．代管复制：对特别珍贵的资料、实物，本人有保存意愿的，学校可代为保管，或复制、翻拍后将原件安全归还本人，并对提供的资料进行登记造册。

      四、征集资料的组织

     成立校史资料和实物征集工作领导小组，组长由杨安季兼任，成员有陆秀艳、黄明湘、刘小菊、冯雅娟、邱旭雁组成。捐赠的资料统一交由办公室邱旭雁负责收集，对各部门和个人提供的资料要逐一登记并开具收条，需在使用后将原件退还本人的要注明。

      五、征集资料的时间

      从即日起至2013年11月10日止

      六、联系方式

      联系人：刘小菊 邱旭雁    联系电话：8127180、8127161

      电子邮箱：742981230@QQ.COM

七、情况说明

1、请各部门要高度重视此项工作，明确一名中层干部负责此项工作，确定专人收集校史资料和实物。

2、请黄明湘、冯雅娟专门并负责向离退休老同志及校友征集相关校史资料和实物。

3、学校将根据需要和个人意愿对提供校史资料和实物的个人颁发捐赠证书以致谢意，并以适当方式给予表彰和奖励。

                                     衡阳市广播电视大学

                                     2013年10月14日